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物资采购是酒店管理的重要环节。加强采购管理是降低材料成本、加快资金周转、提高经济效益的重要手段。
买家是酒店采购方面的专业人士。酒店需要的物品原则上都是统一采购，其他部门要支持、配合、监督。
l、采购计划管理
加强计划管理，严格审批程序，是采购管理的关键。
(1)房管部、餐饮部、工程部等部门编制“物资需求计划”，每月月底提交财务成本控制审核，提交财务经理和副总批准，经总经理批准后移交给买方；
(2)仓库提出补充请购单时，由仓库根据业务需要提出申请，填写请购单，提交财务成本控制审核，送财务经理审批，经总经理批准后转采购部；
(3)其他零星项目的采购，由使用部门提出申请，由经理根据库存情况审核签字，送财务经理和主管副总审批，经总经理批准后转采购员；
(4)食品原料的大宗采购采用定期补货，餐饮部上报采购计划，提交财务成本控制审核，送财务经理和主管副总审批，报总经理批准后转采购员；
(5)餐饮部每天需采购的新鲜原料由厨师和餐饮总监签字，下午5: 00前将采购订单报买方。
2.采购物资的业务选择和价格管理
采购的商品一定要左右对比，严格控制价格。
(1)所有采购计划或采购订单发送给买方后，他们具体负责采购计划和采购订单上采购物料的选择、确认和报价；
(2)采购人员接到自己负责的采购订单后，要认真汇总整理。对有疑问的内容，及时与部门经理、总监和采购部沟通。确认后，按照要求的时限尽快找到至少三家供应商和销售商，进行业务治理会谈。经过比较筛选，选择最佳报价填写采购订单，填写总金额和供应商名称，然后送财务经理和主管副总经理审批，再转给买方；
(3)优惠、折扣、礼品、回扣等。必须归酒店所有，并在报价中注明；
(4)所有采购物资的商业报价必须由采购部门在充分准备掌握市场情况的情况下确定。使用部门有权了解所需物品的价格并提出疑问，应主动告知采购部供应商和购物意向，选择质量好、价格低的供应商；
(5)新鲜原料价格受市场影响波动较大。市场询价小组(财务人员)需要每周进行市场询价，将市场价格与采购价格进行对比分析，并向主管副总裁兼总经理汇报。
